E-Fatura kısmi red yemiş fakat e-deftere işlenmiş, geçmiş dönem beratı onaylanmış. Zirve Müşavir'de bunun düzeltme kaydını ters fiş ile mi yapmalıyım?
4 Cevap Nasıl Uygulanır?
GİB e-Defter mevzuatına göre, beratı oluşturulup Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine yüklenmiş ve onay beratı alınmış geçmiş dönem defterlerinde geriye dönük fiş silme, değiştirme veya yeni fiş ekleme kesinlikle yasaktır.
Geçmiş aylara yapılacak en ufak bir müdahale e-defterin SHA-256 hash değerini bozar ve defterin hükümsüz sayılmasına neden olur. Bu nedenle düzeltme kaydı mutlaka açık olan cari dönemin kayıtlarında yapılmalıdır.
Zirve Müşavir programında bu düzeltmenin doğru ve mevzuata uygun yapılış adımları şunlardır:
- Cari Dönemde Düzeltme Mahsup Fişi: Hatanın fark edildiği cari ayın tarihini taşıyan yeni bir Mahsup Fişi açılmalıdır. Fişin içerisine şu ters kayıt yapılmalıdır:
- 689 Diğer Olağan Dışı Gider ve Zararlar (veya 610 Satıştan İadeler), Borç (Kısmi ret matrahı kadar)
- 191 İndirilecek KDV, Borç (Fazla hesaplanan KDV kadar)
- 120 Alıcılar Hesabı, Alacak (Müşterinin kapatılması gereken fazla borç tutarı)
- KDV Beyannamesi Dengesi: Geçmiş dönemde fazla hesaplanan KDV için geriye dönük KDV beyannamesi düzeltmesi vermek mükellef lehine matrah azaltıcı işlem olduğu için incelemeye sevk edilebilir. Bu nedenle cari dönemde 191 hesaba alınarak veya 'Önceki Dönem Fazla Beyan Edilen KDV' kapsamında işlem tesis edilmelidir.
- Zirve Müşavir Belge Bilgisi: Zirve'de fiş satırında evrak tipi olarak 'Diğer' seçilmeli, belge açıklama kısmına 'Geçmiş dönem ... nolu e-faturanın kısmi ret düzeltmesi' ve faturanın ETTN'si açıkça yazılmalıdır.
- Zirve Kontrolü: Asla Zirve Müşavir'de geçmiş ayın fiş ekranına giderek faturanın orijinal fişini düzeltmeyiniz; beratı alınmış aylar kilitli kalmalıdır.
Geçmiş dönem beratı GİB onayından geçtiği için o aya kesinlikle dokunamazsınız; Zirve'de eski fişi değiştirirseniz defter hash doğrulaması çöker. Çözüm, hatayı fark ettiğiniz cari ay içine 'Geçmiş Dönem Düzeltme Mahsubu' açıklamasıyla yeni bir fiş açmaktır. Reddedilen miktar kadar 120 alıcı hesabına alacak, 689 veya 610 hesabına borç yazarak ters kayıtla cari ve gelir bakiyelerini eşitleyebilirsiniz.
Geçmiş dönemin e-defter beratı onaylandığı için o dönemin fişlerine kesinlikle müdahale edilemez; düzeltme cari dönemde yapılmalıdır.
- Zirve Müşavir'de cari döneme (açık olan ilk aya) reddedilen kalem tutarı kadar ters kayıt (610 Satıştan İadeler veya 600/391 ters fişi) oluşturulmalıdır.
- Kayıt fişinin evrak açıklamasına alıcının verdiği e-fatura Kısmi Red yanıtının UUID numarasını ve tarihini mutlaka referans olarak yazın.
- Böylece vergi müfettişlerinin denetiminde defter kayıtları ile KDV beyannamesi arasındaki mutabakat farkı belgelenmiş olur.
KOBİ'lerin e-Defter uygulamasına geçişinde dikkat etmesi gereken en hayati husus berat yükleme takvimi ve ikincil kopya saklama zorunluluğudur.
- Aylık yükleme tercihinde bulunan firmalar ilgili ayı takip eden 3. ayın sonuna kadar (tüzel kişilerde 14'ü) berat dosyalarını GİB'e iletmek zorundadır.
- Sadece berat yüklemek yeterli değildir; defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının da GİB e-Defter Saklama Programı üzerinden sisteme aktarılması zorunludur.
- Zaman damgası kullanımı, son günlerde yaşanabilecek GİB sunucu veya internet yoğunluklarında mükellefi usulsüzlük cezalarından koruyan en temel güvencedir.
e-Defterlerinizi yerel bilgisayarların yanı sıra mutlaka bulut tabanlı şifreli yedekleme alanlarında 10 yıl boyunca saklayın.