Gelen e-faturaya 8 günlük itiraz süresini kaçırdım, KEP üzerinden itiraz etsem e-defterde kayıtları nasıl düzeltmem gerekecek?
3 Cevap Nasıl Uygulanır?
Türk Ticaret Kanunu'nun (TTK) 21/2 maddesi uyarınca 8 gün içinde itiraz edilmeyen faturalar prensip olarak kabul edilmiş sayılır; ancak noter veya KEP üzerinden yapılan itirazlar Türk Ticaret Kanunu'nun 18/3 maddesi gereğince hukuken geçerli bir ispat vasıtasıdır.
GİB e-Defter ve VUK kuralları çerçevesinde bu sürecin muhasebeleştirilmesi özel bir hassasiyet gerektirir:
- Faturanın Kayıtlara Alınma Zorunluluğu: Fatura GİB sisteminde 'Onaylandı/Başarılı' olarak kesinleştiği için bu faturayı yasal defterlere hiç işlememek ağır usulsüzlük cezalarına yol açar. Fatura öncelikle orijinal tutarıyla 150/153/770 Borç, 191 Borç, 320 Alacak şeklinde kanuni defterlere kaydedilmelidir.
- İtirazın Muhasebeleştirilmesi (İhtilaflı Borç Kaydı): KEP üzerinden itiraz yapıldığı için borcun tamamı kesinleşmiş kabul edilmez. Fatura kaydının ardından açılacak bir mahsup fişiyle, faturanın itiraz edilen kısmı 320 Satıcılar hesabından çıkarılarak 329 Diğer Ticari Borçlar altındaki 'İhtilaflı / İtirazlı Satıcı Borçları' tali hesabına aktarılmalıdır.
- E-Defter Belge Tipi Tanımlaması: E-defter yevmiye maddesinde orijinal fatura için belge tipi 'Invoice' (Fatura) seçilmeli; KEP itiraz kaydı yapılırken ise belge tipi 'Other' (Diğer) seçilerek belge açıklamasına 'KEP İtiraz Delil Belgesi Tarih ve Sayısı' girilmelidir.
- KDV ve İade Süreci: Uyuşmazlık karşı tarafla uzlaşma veya mahkeme yoluyla çözüldüğünde; karşı taraftan fiyat farkı/iptal faturası temin edilerek hesaplar kapatılır. Karşı taraf fatura kesmezse, mahkeme ilamı kesinleşene kadar KDV indirimi muhafaza edilmeli ancak borç ihtilaflı hesapta bekletilmelidir.
8 günlük yasal süre aşıldığında sistemden faturayı iptal ettiremezsiniz. E-defter göndermeden önce faturayı mutlaka kayıtlara almak zorundasınız; aksi halde BA/BS formunda mutabakatsızlık çıkar. KEP itiraz belgenizi muhasebe fişine evrak olarak bağlayıp, 320 satıcı borcunu 'İhtilaflı Borçlar' alt hesabına virmanlayarak muhasebeleştirmeniz denetimlerde haklılığınızı kanıtlamak için en doğru yaklaşımdır.
KOBİ'lerin e-Defter uygulamasına geçişinde dikkat etmesi gereken en hayati husus berat yükleme takvimi ve ikincil kopya saklama zorunluluğudur.
- Aylık yükleme tercihinde bulunan firmalar ilgili ayı takip eden 3. ayın sonuna kadar (tüzel kişilerde 14'ü) berat dosyalarını GİB'e iletmek zorundadır.
- Sadece berat yüklemek yeterli değildir; defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının da GİB e-Defter Saklama Programı üzerinden sisteme aktarılması zorunludur.
- Zaman damgası kullanımı, son günlerde yaşanabilecek GİB sunucu veya internet yoğunluklarında mükellefi usulsüzlük cezalarından koruyan en temel güvencedir.
e-Defterlerinizi yerel bilgisayarların yanı sıra mutlaka bulut tabanlı şifreli yedekleme alanlarında 10 yıl boyunca saklayın.