Yevmiye madde numaraları atlamış, 154'ten 156'ya geçiyor. E-defteri GİB'e göndermeden Orka'da bu numaralandırma sorununu otomatik nasıl çözerim?
3 Cevap Nasıl Uygulanır?
Yevmiye madde numaralarının ardışık ve müteselsil sıra ile gitmesi e-Defter mevzuatı gereği zorunludur. Arada atlayan numaralar (154'ten 156'ya geçmesi gibi), e-Defter beratlarının GİB şema ve schematron kontrollerinde hata almasına ve reddedilmesine sebep olur.
Orka muhasebe programında bu sorunu çözmek için otomatik numaralandırma (fiş sıralama) işlemini çalıştırmalısınız.
Şu adımları takip edebilirsiniz:
- Orka ana menüsünden Muhasebe Fiş İşlemleri modülüne girin.
- İşlem yapılacak dönemi (ilgili ayı) seçerek Toplu İşlemler veya Fiş Numaralandırma sekmesine tıklayın.
- Burada "Tarihe ve Yevmiye Numarasına Göre Yeniden Numaralandır" seçeneğini bulacaksınız. Bu işlemi başlatmadan önce sisteminizin yedeğini almanız yüksek önem taşır; çünkü işlem geri alınamaz.
- Tarih aralığını ilgili ayın 1'i ve son günü olarak belirleyin. Program fişleri önce tarih sırasına, aynı gün içindekileri ise kendi içinde saat veya işleniş sırasına göre dizerek 1'den (veya o ayın başlangıç yevmiye numarasından) başlayarak müteselsilen numaralandıracaktır.
- İşlem tamamlandıktan sonra, e-Defter oluşturma ekranında "Kontrol Et" butonuna basarak yevmiye numaralarında boşluk veya mükerrer kayıt kalıp kalmadığını teyit edin.
Bu sayede 155 numaralı boşluk dolacak ve tüm kayıtlarınız e-Defter teknik kurallarına tam uyumlu hale gelecektir.
Orka'da yevmiye numaralandırmasını yeniden yaparken, e-Fatura veya diğer entegrasyonlardan gelen kilitli fişlerin olup olmadığına dikkat edin. Eğer bazı fişler "değiştirilemez" olarak işaretlenmişse otomatik sıralama işlemi bu fişlerde takılabilir. Fiş sıralaması yapmadan önce ilgili aydaki tüm fişlerin onay durumlarını kontrol edip, geçici olarak kilitleri kaldırmanız gerekebilir. Sıralama bittikten sonra tekrar kilitleyerek güvenliği sağlayabilirsiniz.
KOBİ'lerin e-Defter uygulamasına geçişinde dikkat etmesi gereken en hayati husus berat yükleme takvimi ve ikincil kopya saklama zorunluluğudur.
- Aylık yükleme tercihinde bulunan firmalar ilgili ayı takip eden 3. ayın sonuna kadar (tüzel kişilerde 14'ü) berat dosyalarını GİB'e iletmek zorundadır.
- Sadece berat yüklemek yeterli değildir; defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının da GİB e-Defter Saklama Programı üzerinden sisteme aktarılması zorunludur.
- Zaman damgası kullanımı, son günlerde yaşanabilecek GİB sunucu veya internet yoğunluklarında mükellefi usulsüzlük cezalarından koruyan en temel güvencedir.
e-Defterlerinizi yerel bilgisayarların yanı sıra mutlaka bulut tabanlı şifreli yedekleme alanlarında 10 yıl boyunca saklayın.