KOBİ Dijital Dönüşüm & ERP Danışmanı
Üretici KOBİ'lerde Fason İmalat: Hammadde ve Yarı Mamul Sevkinde e-İrsaliye Takibi
Türkiye imalat sanayiinde KOBİ'lerin en büyük üretim modellerinden biri fason üretimdir. Ana sanayi veya marka sahibi işletme hammaddeyi (örneğin kumaş, iplik, metal profil veya plastik hammadde) tedarik eder ve kesim, dikim, boya, kaplama gibi işlemler için fason atölyelerine sevk eder. Bu sevk işleminde bir satış gerçekleşmemekte, yalnızca işleme tabi tutulmak üzere mal hareketi yaşanmaktadır. e-İrsaliye zorunluluğunun imalat sektöründe yaygınlaşmasıyla birlikte fason hammadde ve yarı mamul hareketlerinin hatasız belgelendirilmesi kritik bir önem kazanmıştır. Bu rehberde fason üretimde e-irsaliye kurallarını ele alıyoruz.
1. Hammadde Sevkinde e-İrsaliye Düzenlenmesi
Üretici KOBİ hammaddeyi kendi deposundan fasoncu atölyeye gönderirken sevk anında e-İrsaliye düzenlemek zorundadır:
- İrsaliye Tipi: 'SEVK' olarak seçilir.
- Açıklama Notu: İrsaliyeye açıkça 'Fason işçilik (boya/dikim/kaplama) yapılmak üzere sevk edilen hammadde/yarı mamuldür. Satış niteliğinde değildir' yazılmalıdır.
- Birim ve Miktar: Kumaş ise metre veya kilo, parça ise adet olarak kesin ve net miktar belirtilmelidir.
2. Fasoncu İşlemi Bitirdiğinde Malların Geri Dönüşü
Fason atölyesi işi tamamlayıp mamulü veya yarı mamulü ana firmaya geri gönderirken:
- Geri Sevk İrsaliyesi: Fason atölyesi de e-irsaliye mükellefi ise kendi e-irsaliyesini düzenleyerek malları sevk eder. İrsaliyede ilk gelen irsaliye numarasına atıf yapılır.
- Fason İşçilik e-Faturası: Fason atölyesi sadece yaptığı işçilik hizmeti bedeli için KDV Tevkifatlı (örneğin tekstilde 5/10 veya 7/10 oranında) fason hizmet faturası düzenler.
3. Fire ve Artık Hammadde Takibi
Üretim esnasında ortaya çıkan fireler ve artan hammaddeler de geri dönüş irsaliyesinde açıkça gösterilmelidir. Aksi takdirde vergi incelemelerinde 'kayıt dışı hammadde satışı' şüphesi doğabilir.
4. İrsaliyede Yanlış Şerh Düşülmesinin Doğuracağı Riskler
Eğer hammadde sevk edilirken irsaliyeye 'Fason işçilik amacıyla sevk' şerhi düşülmez ve standart sevk irsaliyesi gibi düzenlenirse:
- Maliye yoklama memurları sevkiyatı 'faturasız mal satışı' olarak kabul edebilir ve 7 gün içinde faturası kesilmediği gerekçesiyle özel usulsüzlük cezası kesebilir.
- Atölyede çıkabilecek bir yangın veya haciz durumunda icra memurları hammaddeyi atölyenin kendi malı zannederek haczedebilir. İrsaliyedeki fason şerhi mülkiyetin sizde olduğunu kanıtlayan tek resmi belgedir.
5. Fason Takip Tablosu ve Stok Eşitleme
| Aşama | Düzenlenen Belge | Belge Üzerindeki Zorunlu Not |
|---|---|---|
| Hammadde Çıkışı | e-İrsaliye | Fason işleme için sevk; satış değildir |
| İşlenmiş Ürün İadesi | Fasoncu e-İrsaliyesi | ... no'lu irsaliye ile gelen ürünlerin işlenmiş iadesidir |
| İşçilik Bedeli | Tevkifatlı e-Fatura | Fason tekstil/metal işçilik bedeli (% tevkifatlı) |
Sonuç
Fason süreçlerinde her hammadde hareketini açıklayıcı şerhlerle e-irsaliyeye bağlamak, hem atölye ile aranızdaki stok mutabakatını güvenceye alır hem de mali denetimlerde tam şeffaflık sağlar.
KOBİ'lerin lojistik ve sevkiyat planlamalarında e-irsaliyede muhtelif müşteri ve dağıtım kuralları yüksek önem taşır; defter ve kasa mutabakatları için ise e-deftere tabi KOBİ'lerde kasa ve banka kayıt düzeni rehberimizden faydalanabilirsiniz.
KOBİ'lerde E-İrsaliye ve Saha Lojistik Süreçlerinde İleri Düzey Uygulama Standartları Nasıl Uygulanır?
E-İrsaliye uygulaması, KOBİ'lerin lojistik maliyetlerini düşüren ve VUK 509 Sıra No'lu Genel Tebliğ kapsamında sevkiyat süreçlerini dijitalleştiren kritik bir zorunluluktur. Malın fiili sevkinden önce e-İrsaliyenin GİB sistemine başarıyla iletilmiş olması ve üzerinde 16 haneli ETTN ile karekodun (QR kod) yer alması yasal geçerliliğin temel şartıdır.
Saha denetimlerinde Gelir İdaresi Başkanlığı ve Emniyet/Jandarma ekipleri barkod okuyucularla irsaliyenin sistemdeki varlığını anlık olarak doğrulamaktadır. Sevkiyat anında internet bağlantısının olmadığı durumlarda dahi mevzuata uygun karekodlu çıktının araçta bulundurulması cezai yaptırımların önüne geçer.
Uygulama ve Sorun Giderme Kontrol Listesi
- Fiili Sevk Zamanı Kuralı: E-İrsaliye düzenleme tarihi ile fiili sevk tarihi farklı olabilir. Ancak fiili sevk zamanı (saat ve dakika) irsaliye üzerinde mutlaka belirtilmelidir.
- Karekod (QR Kod) Doğrulaması: İrsaliye üzerindeki karekod; ETTN, satıcı/alıcı VKN ve toplam tutar bilgilerini içermeli, mobil denetim cihazlarınca 2 saniye içinde okunabilmelidir.
- Şoför ve Araç Bilgileri: Nakliyeyi gerçekleştiren aracın plaka numarası ve şoförün TCKN bilgisi irsaliye XML'inde ilgili alanlara eksiksiz yazılmalıdır.
- Kısmi Kabul ve İade Süreçleri: Alıcı taraf teslim aldığı mallardan hasarlı olanları 7 gün içinde sistem üzerinden kısmi kabul veya ret yanıtı ile bildirebilir.
Sık Yapılan 3 Kritik Hata ve Çözüm Formülü
Hata: Mal Çıkışı Yapıldıktan Sonra E-İrsaliye Kesilmesi
VUK uyarınca fiili sevk başlamadan önce e-İrsaliye onaylanmış olmalıdır. Yola çıktıktan sonra düzenlenen irsaliyeler için her sevkiyat başına özel usulsüzlük cezası kesilir.
Hata: Matbu İrsaliye ile E-İrsaliyenin Karıştırılması
E-İrsaliye mükellefi olan işletmeler, acil durumlarda düzenlenen matbu sevk irsaliyelerini en geç 7 gün içinde e-İrsaliyeye dönüştürerek sisteme işlemelidir.
Hata: Taşıyıcı / Nakliyeci Bilgisinin Hatalı Girilmesi
Özmal araç yerine ambar veya kargo ile gönderilen mallarda taşıyıcı firma VKN bilgisinin boş bırakılması denetimlerde ceza riski doğurur.
M. Karahan
KOBİ Dijital Dönüşüm & ERP Danışmanı
Üretim, toptan ticaret ve hizmet sektöründeki KOBİ'lerin e-İrsaliye, e-Müstahsil ve bulut ön muhasebe entegrasyonlarını yöneten operasyon lideri.
GİB e-İrsaliye UBL-TR XML şemasındaki karekod alanını entegratör API'siyle üretme aşamasında bu yazı rehber oldu.