Banka kredi başvurusunda ve ihale dosyasında istenen e-Defter Tasdiknamesi veya noter açılış onayı evrakı kayboldu, GİB sisteminden bu belgenin resmi karşılığı nasıl temin edilir?

Bankaların ticari kredi tahsis departmanları, kamu ihale komisyonları veya bağımsız denetim kuruluşları, matbu evrak listelerinde yer alan geleneksel kağıt defter alışkanlıkları nedeniyle KOBİ mükelleflerinden sıklıkla 'Noter Defter Tasdiknamesi' veya 'Açılış Tasdik Şerhi' talep edebilmektedir.

Ancak e-Defter mükellefleri için noter tasdik mekanizması tamamen değişmiştir ve bu talebi karşılayacak resmi evraklar Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleri üzerinden saniyeler içinde temin edilebilmektedir.

1. Hukuki Mevzuat: Elektronik Defterde Noter Tasdiki Neden Yoktur?
1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun (TTK) 64. maddesi hükümleri uyarınca; e-Defter tutan mükelleflerin kağıt ortamında Yevmiye ve Defter-i Kebir tutma, bu defterleri notere götürüp açılış, ara veya kapanış tasdiki yaptırma zorunluluğu tamamen kaldırılmıştır. Noter tasdikinin hukuki ve teknik işlevini, Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Sistemi tarafından üretilen ve idarenin elektronik zaman damgası ile mühürlenen 'GİB Onaylı Berat Dosyaları' üstlenmiştir. GİB onaylı berat, VUK ve TTK nezdinde yasal noter tasdiknamesi hükmündedir.

2. Banka ve Kurumlara Sunulacak Resmi Belgeler Nasıl Alınır?
İhale makamına veya bankaya noter tasdiknamesi yerine ibraz edebileceğiniz iki resmi belge bulunmaktadır:

• A) e-Defter Mükellefiyet / Tescil Sorgulama Ekranı (Barkodlu Doğrulama):
  Şirket yetkilisinin e-Devlet şifresi veya Mali Mührü ile Dijital Vergi Dairesi (dijital.gib.gov.tr) veya uyg.edefter.gov.tr adresine giriş yapınız. Sol menüde yer alan 'Mükellefiyet Bilgileri / e-Defter Başvuru Sorgulama' ekranını açınız. Bu ekranda mükellefin unvanı, VKN'si, e-Defter sistemine hangi tarihten itibaren (örneğin 01.01.2018) dahil olduğu, hangi defterleri (Yevmiye ve Kebir) elektronik tuttuğu açıkça görünür. Ekrandaki 'Yazdır / PDF İndir' butonuna basarak alınan tarihli ve barkodlu döküm, noter tasdiknamesinin yerine geçen birincil mükellefiyet tevsik evrakıdır.
• B) Hesap Dönemi Başı (Ocak Ayı) GİB Onaylı Berat Çıktısı:
  İlgili hesap döneminin ilk ayı olan Ocak ayına ait (özel hesap dönemi kullananlarda dönemin ilk ayı) GİB onaylı Yevmiye ve Kebir Berat XML dosyalarını edefter.gov.tr/edeftergoruntuleyici.html adresinde yer alan GİB e-Defter Görüntüleyici aracına yükleyiniz. Sistem bu XML'i resmi, imzalı ve zaman damgalı bir PDF belgesine dönüştürür. Bu belgenin en altında GİB'in mali mührü ve elektronik imzası açıkça yer alır. Bu belge noter açılış tasdiğinin birebir kanuni karşılığıdır.

3. Kurumlara Verilecek İzah ve Güvenlik Güvencesi:
Banka ve denetçilere bu evraklar sunulurken, Tebliğin 3. maddesi uyarınca defterlerin noter yerine GİB beratı ile tasdik edildiği, defter XML'lerinin ikincil kopya saklama kuralları uyarınca Gelir İdaresi Başkanlığı sunucularında güvence altına alındığı ve üçüncü şahısların GİB Görüntüleyici üzerinden beratı anında doğrulayabileceği belirtilmelidir. Benzer şekilde sevk süreçlerinde e-irsaliye fiili sevk kuralları ve hizmet işletmelerinde e-adisyon yönetmelikleri nasıl dijital izlenebilirlik sağlıyorsa, e-defter beratları da şirket kayıtlarının geriye dönük değiştirilemezliğini noterden çok daha yüksek bir kriptografik güvenlikle ispatlamaktadır.

Bu iki evrakı ekine koyacağınız kısa bir şirket bilgilendirme yazısıyla sunduğunuz takdirde, bankalar ve Kamu İhale Kurumu (KİK) noter tasdiknamesi şartını eksiksiz sağlanmış kabul edecektir.