Cari unvanı değişen firmaya e-fatura keserken Logo'da eski VKN-TCKN hata veriyor, entegratör sisteminden mi cariyi güncellemek şart mı?
3 Cevap Nasıl Uygulanır?
Bu problemde ilk olarak tespit edilmesi gereken kritik nokta, müşterinin yaptığı değişikliğin sadece bir ticaret unvanı değişikliği mi olduğu, yoksa tür (nevi) değişikliği kaynaklı bir Vergi Kimlik Numarası (VKN) değişikliği mi olduğudur. Yapılacak işlem bu ayrıma göre tamamen farklılaşır:
- Senaryo 1: Sadece Unvan Değişti, VKN Aynı Kaldı: Müşteri örneğin 'ABC Gıda Ltd. Şti.' iken 'ABC Teknoloji Ltd. Şti.' olduysa ve VKN değişmediyse; Logo cari kartındaki unvanı manuel düzeltebilirsiniz. Ardından faturanın GİB sisteminde hata vermemesi için Logo Connect > Araçlar > Kayıtlı Kullanıcıları Güncelle (GİB mükellef listesi) işlemini çalıştırmalısınız. Entegratör portalına manuel müdahaleye gerek yoktur çünkü entegratörler GİB listesini periyodik senkronize eder. Fatura oluştururken F9 > e-Fatura Bilgileri alanından alıcının güncel Posta Kutusu (PK/GB) etiketini seçtiğinizden emin olun.
- Senaryo 2: Nevi Değişikliği Oldu ve VKN Değişti: Eğer firma Limited şirketten Anonim şirkete geçmiş veya şahıs firmasından limitede dönüşmüşse VKN tamamen değişir. Bu durumda mevcut cari kartın VKN bilgisini kesinlikle değiştirmemelisiniz! Eski cari kartın VKN'sini değiştirirseniz geçmişe dönük mizanlar, BA/BS mutabakatları ve e-Defter yevmiye kayıtlarındaki cari denetim izi bozulur.
- Uygulanması Gereken Doğru Yöntem: Logo'da yeni VKN ve yeni unvan ile sıfırdan yeni bir cari kart açılmalıdır. Cari kart içerisinde 'e-Fatura Kullanıcısı' kutusu işaretlenip Connect mükellef listesi güncellenerek yeni etiketler tanımlanmalıdır. Eski cari kart pasif duruma getirilmeli, eğer eski kartta açık bakiye varsa cari virman fişi ile yeni karta devredilmelidir.
Bu adımları izlediğinizde hem Logo ERP içerisinde hem de e-fatura entegratör şemasında herhangi bir VKN/PK uyumsuzluğu hatası almazsınız.
Firmanın VKN'si değişmediyse, entegratör sistemine girmenize gerek yoktur; Logo Connect üzerinden 'Kullanıcı Listesini İndir/Güncelle' seçeneğini çalıştırmanız ve faturadaki posta kutusu etiketini yenilemeniz yeterlidir. Ancak firma nevi değişikliği yaparak yeni bir vergi numarası aldıysa, eski cari kartın vergi numarasını kesinlikle değiştirmeyin. Geçmiş e-defter ve muhasebe kayıtlarının sıhhati için Logo'da yeni vergi numarasıyla yeni bir cari kart tanımlamalı ve faturayı bu yeni kart üzerinden kesmelisiniz.
Faturanın GİB sisteminden başarıyla geçmesi için alıcının fatura tarihindeki güncel VKN'si esastır. Firmanın unvanı veya türü değiştiğinde vergi numarası değişmemişse Logo Cari Kartında sadece unvanı güncellemeniz yeterlidir. Ancak firma tür değiştirip yeni bir VKN aldıysa, eski cari kart pasife alınmalı ve yeni VKN ile yeni bir cari kart açılarak entegratörün 'Kullanıcı Listesi Güncelle (GetPKList)' servisi çalıştırılmalıdır.