E-Adisyon kullanan restoranımızda masadaki müşteriler hesabı alman usulü bölmek istediğinde, tek bir e-adisyon belgesine istinaden birden fazla e-Arşiv fatura veya ÖKC fişi düzenlenebilir mi?

Masaya servis yapan lokanta, restoran ve kafe işletmelerinde e-Adisyon uygulamasında en çok tereddüt duyulan konulardan biri, müşterilerin hesabı paylaşarak ödemek istemesi (alman usulü hesap bölme / split bill) durumunda tek bir e-adisyon belgesinin birden fazla mali belgeye bağlanıp bağlanamayacağıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) yayımladığı 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ve yürürlükteki e-adisyon yönetmelikleri bu işleme tam anlamıyla yasal ve teknik imkân tanımaktadır.

1. e-Adisyon Belgesinin Hukuki Niteliği ve Fatura İlişkisi:
e-Adisyon yönetmelikleri uyarınca adisyon belgesi bir nihai satış belgesi veya fatura değil, sunulan hizmetin ve tüketilen siparişlerin anlık tespitini sağlayan bir takip ve kontrol belgesidir. Tebliğ açıkça belirtir ki; e-Adisyon belgesi düzenlendikten sonra masanın hesabı kapatılırken en geç hizmetin tamamlandığı anda nihai mali belgeye (Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz - ÖKC fişine veya e-Arşiv / e-Faturaya) dönüştürülmek zorundadır. GİB UBL-TR veri formatı ve e-Adisyon teknik şemalarında e-Adisyon ile faturalar arasında 'Bire Çok' (1'e N) ilişkisi doğrudan desteklenmektedir.

2. Tek e-Adisyona Karşılık Çoklu Belge Nasıl Düzenlenir?
Müşteriler hesabı bölmek istediğinde e-Adisyon belgesini masada iptal edip yeniden parçalı adisyonlar açmanıza kesinlikle gerek yoktur. Süreç şu adımlarla yürütülür:

• Sipariş Kalemlerinin Paylaştırılması: Restoran otomasyon sisteminiz üzerinden masadaki toplam hesap, ödeme yapacak kişilerin talebine göre bölünür (örneğin 4.000 TL'lik toplam hesabın 1.500 TL'si A müşterisine kurumsal fatura, 1.500 TL'si B müşterisine şahsi e-arşiv fatura, kalan 1.000 TL'si ise C müşterisine ÖKC kredi kartı fişi olarak).
• Referans ETTN Eşleştirmesi: Düzenlenen her iki e-Arşiv Faturanın XML verisinde yer alan BillingReference veya AdditionalDocumentReference alanına, masaya ait açık e-Adisyonun 24 haneli ETTN numarası ve düzenleme tarihi yazılır. Aynı şekilde Yeni Nesil ÖKC entegrasyonunda üretilen bilgi fişinde de e-Adisyon ETTN'si referans olarak yer alır.
• Matrah ve KDV Tutarlılığı Kuralı: GİB Schematron kontrollerinde en kritik kural; tek bir e-Adisyona bağlanan tüm fatura ve ÖKC fişlerinin toplam tutarının ve KDV kırılımlarının, e-Adisyonda yer alan sipariş toplamına kuruşu kuruşuna eşit olmasıdır. Eksik veya fazla belge düzenlenmesi durumunda sistem mutabakat hatası verir.

3. e-Adisyon Kapatma ve Gün Sonu GİB Raporlama Süreci:
Ödemelerin tamamı tahsil edilip belgeler kesildiğinde masa 'Kapandı' durumuna geçer ve e-Adisyon belgesi sistemde nihai mali belgeleriyle ilişkilendirilerek mühürlenir. e-adisyon yönetmelikleri uyarınca, gün içinde düzenlenen tüm e-Adisyonlar özel entegratör aracılığıyla takip eden günün sonuna kadar (saat 23:59:59) GİB sistemine e-Adisyon Raporu formatında iletilir. İdarenin denetim yazılımları, rapordaki adisyon ETTN'leri ile düzenlenen e-Arşiv faturaları ve ÖKC Z raporu hasılatlarını otomatik olarak çapraz kontrole tabi tutar.

4. Muhasebe, e-Defter ve İkincil Saklama Entegrasyonu:
Restoran işletmelerinde gün sonu Z raporları ve kesilen münferit e-arşiv faturalar, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği hükümlerine uygun olarak günlük yevmiye maddeleriyle 600 Satışlar, 391 Hesaplanan KDV ve 100/102/108 tahsilat hesaplarına kaydedilir. Tıpkı toptan ticarette uygulanan e-irsaliye fiili sevk kuralları gibi, perakende hizmet sektöründe de sevk ve hizmet belgelerinin doğrulanabilirliği esastır. Ayrıca onaylanan defter ve beratların yanı sıra tüm bu e-belgelerin XML ve rapor dosyaları ikincil kopya saklama kuralları çerçevesinde 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanmak zorundadır.