KOBİ'lerin Özel Entegratör Seçerken Dikkat Etmesi Gereken 5 Kriter

e-Fatura ve e-dönüşüm sürecine adım atan işletmelerin vermesi gereken en kritik kararlardan biri özel entegratör seçimidir. Piyasada onlarca farklı entegratör bulunmakta olup sadece en ucuz kontör fiyatına odaklanmak uzun vadede şirketleri veri kaybı ve operasyonel felaketlerle karşı karşıya bırakabilir.

1. GİB İzni ve Tier-3 / Tier-4 Veri Merkezi Güvenliği

İlk ve en temel şart, firmanın Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi 'İzinli Özel Entegratörler' listesinde yer almasıdır. Ayrıca entegratörün sunucularının Türkiye sınırları içinde, ISO 27001 bilgi güvenliği sertifikalı ve felaket kurtarma (disaster recovery) senaryolarına sahip Tier-3 veya Tier-4 standartlarında veri merkezlerinde barındırıldığından emin olunmalıdır.

2. Yasal 10 Yıllık Saklama (Arşivleme) Garantisi

Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu gereğince kesilen ve alınan tüm elektronik faturaların 10 yıl boyunca yasal formatında (XML ve zarf yapısıyla) saklanması zorunludur. Bazı firmalar kontörü ucuza satıp 1 veya 2 yıl sonra arşivleme için ek fahiş ücretler talep etmektedir. Sözleşmenizde 10 yıllık arşivlemenin ücretsiz ve taahhüt altında olduğunu kontrol edin.

3. Muhasebe ve ERP Programı ile Tam Entegrasyon

Kullandığınız muhasebe veya ticari yazılım (Logo, Mikro, Zirve, Netsis, Paraşüt vb.) ile entegratörün API uyumlu olması gerekir. Faturanın muhasebe programında kaydedildiği anda tek tıkla e-faturaya dönüşmesi işletmenize her ay onlarca saatlik iş gücü tasarrufu sağlar.

4. Kesintisiz 7/24 Teknik Destek

Fatura kesme süreçleri mesai saatleriyle sınırlı değildir. Özellikle ay sonu berat günlerinde veya acil bir sevkiyat sırasında sistem kilitlendiğinde telefona anında yanıt veren, bilet (ticket) sisteminde dakikalar içinde çözüm üreten bir destek ekibi KOBİ'nin can simididir.

5. Gizli Maliyetlerin Olmaması (Kontör Yakma Politikası)

Satın alınan kontörlerin kullanım süresini inceleyin. Bazı entegratörler yıl sonunda kullanılmayan kontörleri sıfırlarken (kontör yakma), dürüst firmalar kontörlerinizi bir sonraki yıla devreder. Ayrıca gelen faturalar için kaç kontör düşüldüğünü ve ek fatura tasarım şablonu için ücret alınıp alınmadığını da önceden sözleşmede netleştirin.