E-İrsaliye ile sevk edilen malın bir kısmı yolda hasar gördü ve alıcı sistemden kısmî kabul verdi, hasarlı kalan malların depoya dönüşü ve faturalandırma süreci nasıl yürütülmeli?

E-İrsaliye ile sevk edilen emtianın taşıma esnasında hasara uğraması ve alıcının mal kabul aşamasında sistemsel olarak kısmi kabul/kısmi ret vermesi, sahada sıkça karşılaşılan ve hem lojistik hem de muhasebe boyutu olan kritik bir süreçtir. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve e-irsaliye fiili sevk kuralları çerçevesinde bu operasyonun adım adım yönetilmesi gereken prosedürü aşağıda detaylandırdım.

1. e-İrsaliye Yanıtı (ApplicationResponse) ve Hukuki Mahiyeti:
Alıcı firmanın kendi ERP veya özel entegratör sistemi üzerinden verdiği 'Kısmi Kabul / Kısmi Ret' yanıtı, UBL-TR formatında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) posta kutusu aracılığıyla satıcı sisteme iletilen resmi bir Sevk İrsaliyesi Yanıt Belgesi'dir (DespatchAdvice Response). Alıcı, fiilen teslim aldığı sağlam 60 koli için kabul miktarını onaylamış, hasarlı 40 koli için ise ret gerekçesini (hasarlı/zayi) sisteme işlemiştir. Bu yanıt GİB sisteminde doğrudan orijinal e-irsaliye ile eşleşir ve satıcı ile alıcı arasındaki teslim miktarını hukuken 60 koli olarak kesinleştirir.

2. Hasarlı Malların Depoya Geri Dönüşü ve Taşıma Belgesi:
Burada lojistik operasyonun fiziki durumu belirleyicidir:

• A) Mal Araçtan Hiç İndirilmediyse (Aynı Araçla Geri Dönüş): Şayet hasarlı 40 koli mal alıcının tesisinde araçtan hiç indirilmemiş ve malı getiren aynı nakliye aracıyla doğrudan satıcının fabrikasına veya deposuna geri dönecekse; alıcı firma bu malları yasal stoklarına hiç almadığı için alıcının bir 'İade e-İrsaliyesi' düzenlemesi teknik ve yasal olarak mümkün değildir. Bu durumda geri dönüş için yeni bir e-irsaliye kesilmez. e-irsaliye fiili sevk kuralları uyarınca; orijinal e-İrsaliyenin karekodlu çıktısı ile alıcının sistemden ürettiği kaşeli/imzalı e-İrsaliye Kısmi Kabul/Ret Yanıt çıktısı (veya mobil karekod doğrulama ekranı) sevk esnasında araçta bulundurulur. Yol denetimlerinde orijinal irsaliye ile ret belgesi birlikte ibraz edildiğinde usulsüzlük cezası kesilemez.
• B) Mal Alıcı Deposuna İndirildikten Sonra Ayrıştırıldıysa: Eğer alıcı malları deposuna indirmiş, nakliye aracı oradan ayrılmış ve sonradan yapılan detaylı kalite kontrolde hasar tespit edilmişse; bu durumda alıcı firma kendi sisteminden satıcı adına resmi bir 'İade e-İrsaliyesi' düzenlemek ve sevk başlamadan önce GİB'e iletmek mecburiyetindedir.

3. Faturalandırma Süreci:
Vergi Usul Kanunu'nun 230 ve 231. maddeleri uyarınca fatura, sadece fiilen teslim edilen ve mülkiyeti alıcıya geçen emtia için düzenlenir:

• Satıcı firma yalnızca alıcının kabul ettiği 60 koli mal için e-Fatura / e-Arşiv Fatura düzenlemelidir. Asla 100 koli fatura kesilip ardından 40 koli için iade faturası istenmemelidir; çünkü 40 kolinin satışı hiçbir zaman hukuken gerçekleşmemiştir.
• Faturanın ilgili referans alanına orijinal e-İrsaliyenin 24 haneli ETTN bilgisi ve düzenleme tarihi yazılmalıdır. Fatura açıklama metnine ise 'İşbu fatura, X nolu e-İrsaliye konusu malların kısmi kabul yanıtına istinaden yalnızca teslim alınan 60 koli için tanzim edilmiştir; 40 koli hasarlı emtia kısmi ret ile iade alınmıştır' şerhi düşülmelidir.

4. Muhasebe Kayıtları, Fire Tespiti ve e-Defter Entegrasyonu:
Depoya geri gelen hasarlı 40 koli mal için nakliye firması ile müştereken Hasar Tespit Tutanağı tanzim edilmeli ve fotoğraflanmalıdır. 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ve ikincil kopya saklama kuralları uyarınca muhasebe kayıtları tevsik edici belgelere dayanmalıdır. Sağlam malların maliyet kaydı (621/153) yalnızca 60 koli üzerinden atılırken, hasarlı 40 koli 153 Ticari Mallar hesabından 157 Diğer Stoklar (Hasarlı/Kusurlu Mallar) hesabına aktarılır. Eğer mallar tamamen zayi olmuş ve kullanılamaz durumdaysa, KDV Kanunu 30/c maddesi uyarınca yüklenilen KDV'nin durumu değerlendirilmeli ve VUK 278 kapsamında Takdir Komisyonu kararı veya emtia nakliyat sigortası ekspertiz raporu ile zayi kaydı yapılmalıdır. Restoran veya perakende sektöründe benzer fire ve zayi süreçlerinde e-adisyon yönetmelikleri gereğince tutulan dijital zayi raporları gibi, toptan ticarette de tüm bu tutanaklar ve sistem logları ikincil saklama yükümlülüğü gereğince dijital arşivde güvenle muhafaza edilmelidir.