E-İrsaliyede şoför TCKN zorunlu mu? Nakliye firması şoför bilgilerini vermiyor, sadece plaka ile e-irsaliye düzenleyebilir miyim?

Lojistik ve sevkiyat operasyonlarında KOBİ'lerin en çok tereddüt yaşadığı konulardan biri, nakliye firması aracılığıyla yapılan sevklerde şoförün T.C. Kimlik Numarası (TCKN) ve isim bilgisinin e-İrsaliyede zorunlu olup olmadığıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) yayımladığı 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve e-İrsaliye Uygulama ve Teknik Kılavuzları bu ayrıma son derece açık bir açıklık getirmiştir.

1. Kendi Aracı ile Taşıma vs. Taşıyıcı Firma ile Taşıma Ayrımı:
Tebliğ ve UBL-TR veri formatı standartlarına göre sevkiyatın niteliğine göre kurallar ikiye ayrılır:

• A) Malın Satıcının veya Alıcının Kendi Aracıyla Taşınması: Şayet taşıma işletmenin kendi öz malı veya kiraladığı bir araçla ve firmanın kendi bordrolu personeli (şoförü) vasıtasıyla yapılıyorsa; araç plakası ile birlikte sevk eden şoförün Adı, Soyadı ve TCKN bilgisinin girilmesi KANUNEN ZORUNLUDUR.
• B) Sevkiyatın Bağımsız Bir Nakliye / Lojistik Firması ile Yapılması: Sevkiyat ambar, kargo veya profesyonel bir lojistik firması aracılığıyla yürütülüyorsa, irsaliyede taşıyıcı firmanın Vergi Kimlik Numarası (VKN), Ticaret Unvanı ve sevk eden Araç Plakası girilmesi YASAL OLARAK YETERLİDİR. Bu senaryoda şoförün ad-soyad ve TCKN bilgisi İHTİYARİDİR (seçimliktir); yani şoför TCKN alanı boş bırakılabilir.

2. ERP Sistemindeki Validasyon Uyarısının Sebebi ve Çözümü:
ERP yazılımınızda şoför bilgisi girilmediğinde sistemin hata vermesinin temel sebebi, belge başlığında sevkiyat türünün yanlışlıkla 'Kendi Aracımız' olarak işaretlenmiş olmasıdır. Çözüm için:

• Belge detayında taşıma şeklini 'Taşıyıcı / Lojistik Firması ile Sevk' olarak değiştiriniz.
• Taşıyıcı alanına nakliye firmasının 10 haneli kurumsal VKN bilgisini ve unvanını giriniz.
• Aracın çekici ve varsa dorse plakasını yazınız. Şoför TCKN alanını boş bırakınız.
• Kritik Güvenlik Uyarısı: Sistemi kandırmak adına şoför TCKN alanına '11111111111' veya rastgele rakamlar yazmak ağır bir usulsüzlük suçudur ve VUK 359 kapsamında sahte/yanıltıcı beyan sayılabilir. Bilgi yoksa alan boş bırakılmalı ve taşıyıcı VKN'si tanımlanmalıdır.

3. e-İrsaliye Fiili Sevk Kuralları ve Yol Denetimi:
Maliye ve kolluk kuvvetlerinin yol denetimlerinde Vergi Usul Kanunu'nun 353/8. maddesi kapsamında özel usulsüzlük cezası uygulanmaması için geçerli olan e-irsaliye fiili sevk kuralları şunlardır:

• E-İrsaliye, nakliye aracı depodan veya fabrikadan fiilen hareket etmeden önce GİB sistemine başarıyla iletilmiş olmalı ve 24 haneli ETTN kodu ile sistem sevk saati üretilmiş olmalıdır.
• Fiziki araç plakası ile belgedeki plaka harfiyen uyuşmalıdır.
• Şoförün elinde karekodlu e-İrsaliye çıktısı veya cep telefonunda okunabilir karekod bulunmalıdır.
• Taşıyıcı firma VKN'si ve plaka mevcut olduğunda, şoför TCKN'si bulunmadığı gerekçesiyle hiçbir denetim memuru ceza kesemez.

Kısacası, nakliye şirketinin VKN'si ve araç plakası girildiği takdirde şoför TCKN'si olmadan düzenlenen e-İrsaliye kanunen eksiksiz ve geçerlidir.