E-İrsaliyede 'Muhteviyatı Eksik' koduyla red geldi, araç depoya dönmeden eksik mallar için yeni e-irsaliye nasıl bağlanır?
3 Cevap Nasıl Uygulanır?
Merhaba, e-İrsaliye uygulamasında alıcı tarafından iletilen irsaliye yanıtında (ReceiptAdvice) 'Muhteviyatı Eksik' gerekçesiyle kısmi kabul veya red verilmesi durumunda izlenmesi gereken adımlar hem Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) teknik standartları hem de VUK 230. madde hükümleri doğrultusunda şu şekildedir:
- Mevcut Sevk ve Fatura İlişkisi: Alıcının kabul ettiği fiili miktar için satış faturası kesilir. İrsaliye yanıtında kabul edilen miktar yasal teslim miktarınızdır. Faturada orijinal e-irsaliyenin belge numarası ve ETTN bilgisi yer almalıdır.
- Eksik Mallar İçin Yeni Sevk Kuralı: VUK uyarınca malın karayolunda taşınması sırasında araçta mutlaka geçerli bir sevk irsaliyesi (veya e-irsaliye çıktısı/QR kod) bulunması zorunludur. Reddedilen veya hiç teslim edilemeyen eksik mallar için eski irsaliye üzerinde düzeltme yapılarak sevkiyata devam edilemez. Eksik kalan ürünler depodan veya başka bir araçtan tamamlanıp sevk edilecekse, mal hareketi başlamadan önce yeni bir e-İrsaliye düzenlenmelidir.
- Önceki İrsaliyeye Referans Bağlama: Yeni düzenleyeceğiniz e-İrsaliyenin UBL-TR formatındaki
cac:AdditionalDocumentReferenceveyacac:OrderReferencealanına ilk düzenlenen e-İrsaliyenin ETTN (UUID) ve belge numarasını eklemelisiniz. Ayrıca irsaliyenin Not (Note) alanına açıkça 'İşbu irsaliye, [İlk İrsaliye No] nolu e-irsaliyenin muhteviyat eksikliği nedeniyle tamamlanan teslimatıdır' şerhi düşülmelidir. - Taşıyıcı ve Plaka Bilgileri: Eksik ürünleri teslim edecek güncel aracın plaka ve şoför TC Kimlik Numarası bilgileri yeni e-İrsaliyede doğru şekilde yer almalıdır. Araç depoya dönmüyorsa ve ürünler sahada aktarılıyorsa sevk tarihi ve saati fiili aktarma anına göre belirlenmelidir.
Bu prosedür sayesinde olası yol denetimlerinde kaçak/belgesiz mal sevkiyatı cezası (VUK özel usulsüzlük) riskinin önüne geçer, muhasebe tarafında ise sipariş-irsaliye-fatura eşleşmesini eksiksiz kapatmış olursunuz.
Pratikte en sık yapılan hata, eski irsaliye çıktısının üzerine el yazısıyla 'eksik teslim edildi' notu düşüp yeni malları belgesiz sevk etmektir. Kesinlikle yeni bir e-İrsaliye kesmelisiniz. Yeni irsaliyenin açıklama satırına ilk irsaliyenin numarasını ve UUID kodunu referans olarak yazıp, sadece eksik kalan ürün adetlerini girerek gönderim yapmanız denetimler açısından yeterli ve yasal çözümdür.
E-İrsaliye uygulaması lojistik ve sevkiyat yapan işletmeler için operasyonel hızı artırırken yol denetimlerinde katı kurallar barındırır.
- Fiili sevkiyat başlamadan önce e-İrsaliyenin düzenlenip GİB sistemine başarılı şekilde iletilmiş olması zorunludur; yola çıktıktan sonra irsaliye düzenlenemez.
- Araçta kağıt çıktı bulundurma zorunluluğu kalkmıştır; ancak denetim memurlarına gösterilmek üzere irsaliyenin karekodunun (QR) veya ETTN numarasının mobil cihazda hazır bulunması gerekir.
- Taşıyıcı ve şoför bilgilerinin (TCKN/Plaka) eksiksiz yazılması, sınır kapılarında ve yol kontrol noktalarında araçların durdurulmadan geçmesini sağlar.
Sistem arızası anında matbu sevk irsaliyesi düzenlenip üzerine 'e-İrsaliye sistem arızası nedeniyle düzenlenmiştir' şerhi düşülmelidir.