Fason üreticiye hammadde gönderilirken sevk irsaliyesi düzenlendi, fasoncu biten ürünleri doğrudan nihai müşteriye gönderirse e-irsaliye silsilesi ve fiili teslim belgelemesi nasıl kurulur?

Merhaba, tekstil, mobilya ve otomotiv yan sanayi gibi fason üretimin yoğun olduğu sektörlerde bu 'üçlü (veya çapraz) sevkiyat' senaryosu e-Dönüşüm dünyasında en sık karşılaşılan ve mevzuatın en ince detaylarının uygulandığı senaryolardan biridir.

Sürecin her bir bacağının VUK'a, e-İrsaliye, e-Defter ve hatta perakende durumlarında e-Adisyon mevzuatlarına uygun belgelendirilmesi şarttır.

Adım Adım e-İrsaliye Silsilesi:

1. Sizden Fasoncuya Hammadde Gönderimi: Siz (Asıl Firma), fason üreticiye kumaş ve hammaddeyi sevk ederken bir e-İrsaliye düzenlersiniz. Alıcı VKN olarak fasoncuyu yazar, irsaliye satırlarına hammaddeleri eklersiniz. En önemli detay, irsaliye tipinin 'SEVK' olması ve not kısmına 'Fason üretim amacıyla sevk edilmiştir, faturalandırılmayacaktır' şerhinin düşülmesidir. Bu durum, stoklarınızdan hammadde çıkışı olduğunu ancak satış gerçekleşmediğini kanıtlar. Bu e-irsaliyenin ikincil kopyası kurallara uygun şekilde arşivlenmelidir.
2. Fasoncudan Nihai Müşteriye Mamul Gönderimi: Asıl kilit nokta burasıdır. Malın fiili sevkiyatı fasoncunun atölyesinden başladığı için, nakliye aracında bulunması gereken e-İrsaliye fasoncu tarafından değil, sizin tarafınızdan (Asıl Firma) düzenlenmelidir. Çünkü satışı yapan ve faturayı kesecek olan sizsiniz.
   • E-İrsaliye Düzenleyici: Siz (Asıl Firma)
   • Alıcı: Nihai Müşteri (VKN/TCKN)
   • Fiili Sevk Adresi: Nihai müşterinin teslimat adresi
   • Sevk Edenin (Çıkış Noktası) Adresi: Fasoncunun atölye adresi. Bu çok kritiktir; e-İrsaliyede malın nereden yola çıktığı bilgisinde fasoncunun adresi yer almalıdır.
3. Fasoncunun Sorumluluğu (Fason Hizmet Faturası): Fasoncu, ürettiği ürünler için size bir 'fason işçilik/hizmet faturası' düzenler. Bu fatura bir hizmet faturası olduğu için irsaliyeye bağlanmasına gerek yoktur, ancak açıklamasına hangi ürünler için işçilik yapıldığını (hatta sizin kestiğiniz e-İrsaliye numaralarını referans göstererek) yazması mükemmel bir otokontrol sağlar.

e-Defter, İkincil Kopya ve Diğer Uygulamalar:

Bu karmaşık süreçlerin muhasebeleştirilmesi 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği kurallarına uygun olarak yapılmalıdır. İlk adımda hammaddeler 150 İlk Madde ve Malzeme hesabından 151 Yarı Mamuller veya Fason Üretim hesaplarına virmanlanır. Ürünler müşteriye sevk edildiğinde (sizin kestiğiniz irsaliye ile) ve satış faturası düzenlendiğinde 600 Yurtiçi Satışlar ve 620 Satılan Mamul Maliyeti kayıtları atılır. E-İrsaliyeler ve faturalar, ikincil kopya saklama kuralları çerçevesinde GİB sistemlerine yedeklenmeli ve 10 yıl muhafaza edilmelidir.

Eğer nihai teslimat noktası bir perakende satış noktası, restoran vb. ise ve mal teslimi sırasında anlık hizmet (örneğin montaj veya sunum) de veriliyorsa, duruma göre e-Adisyon yönetmelikleri de devreye girebilir; ancak salt ticari mal tesliminde e-Adisyon aranmaz, e-İrsaliye ve e-Fatura/e-Arşiv silsilesi yeterlidir. Kısacası, malın yola çıktığı fiziksel nokta ile satıcının farklı olabildiği durumlarda, e-İrsaliye daima satıcı tarafından, 'çıkış noktası' olarak fasoncunun adresi gösterilerek düzenlenmelidir.