İkincil kopyaları GİB portaline yüklerken zip dosya boyutu çok büyük hatası alıyorum, defterleri bölebilir miyim?

Büyük işlem hacmine sahip, yoğun e-fatura ve perakende satışı olan KOBİ'lerde aylık e-defter XML ve paket boyutlarının 100 MB veya 150 MB sınırlarını aşması sahada sıkça karşılaşılan teknik bir durumdur. Ancak sorunuzda bahsettiğiniz 'beratı onaylanmış bir defteri geriye dönük parçalara (bölümlere) ayırma' düşüncesi, e-defter mevzuatı açısından KESİNLİKLE İMKÂNSIZDIR ve yapılmamalıdır.

1. Beratı Onaylanmış Defter Neden Geriye Dönük Bölünemez?
1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ve Elektronik Defter Saklama Kılavuzu hükümleri uyarınca; GİB sistemine daha önce başarıyla yüklenmiş olan berat dosyasının içinde, o dönem üretilen orijinal Yevmiye ve Kebir XML dosyalarının SHA-256 kriptografik özet değeri (DigestValue) ve elektronik imza damgası mühürlenmiştir. Şayet siz mevcut defteri ikiye bölerseniz:

• Oluşacak her iki yeni parçanın hash özet değerleri tamamen değişecektir.
• Elinizdeki mevcut GİB onaylı beratın içindeki hash değeri ile yeni bölünen parçaların hash değeri uyuşmayacaktır.
• GİB Saklama Programı paketi açıp kriptografik doğrulama yaptığında 'İmza Değeri Geçersiz / Hash Uyuşmazlığı' hatası verecek ve defteri tamamen reddedecektir.
• Olası bir vergi denetiminde defterleriniz ile GİB'deki beratlar uyuşmayacağı için defterler 'Hiç Tutulmamış / Hükümsüz' sayılarak VUK Mükerrer 355 kapsamında ağır cezalar kesilebilir.

2. Dosya Boyutu Hatası Defter Bölünmeden Nasıl Çözülür?
Mevcut orijinal defterin bütünlüğünü ve hash değerini bozmadan ikincil kopyayı GİB'e aktarmak için şu adımları izleyiniz:

• A) GİB e-Defter Saklama Programını Güncelleyin: Gelir İdaresi Başkanlığı, büyük boyutlu defterlerin aktarımında yaşanan sorunları gidermek adına Saklama Programını güncellemiş ve parçalı veri aktarımı (multipart/chunked upload) desteği getirmiştir. edefter.gov.tr adresinden en güncel Saklama Programı sürümünü indirip kurunuz.
• B) Zip Paketini Fazla Dosyalardan Arındırın: İkincil saklama zip paketinin içine yalnızca tebliğde zorunlu kılınan şu dosyalar konulmalıdır: İlgili dönemin Yevmiye XML, Kebir XML, Yevmiye Beratı XML, Kebir Beratı XML ve GİB Onaylı Berat XML dosyaları. Paketin içerisine sehven eklenmiş PDF çıktıları, Excel tabloları veya sistemin oluşturduğu gizli dosyalar (Thumbs.db) bulunuyorsa bunları temizleyiniz. Sadece zorunlu XML'ler kaldığında standart Deflate zip sıkıştırması boyutu %80'in üzerinde küçültecektir.
• C) Yetkili Özel Entegratör Saklama Altyapısını Kullanın: Tebliğ uyarınca GİB'den saklama yetkisi almış bir Özel Entegratör üzerinden ikincil saklama hizmeti alıyorsanız; entegratörlerin dedicated yüksek hızlı hatları üzerinden büyük dosyalar boyut engeline takılmadan doğrudan GİB Bilgi İşlem Sistemine aktarılabilmektedir.

3. Gelecek Aylar İçin Kalıcı Önlem (Defter Bölme Ayarı):
Önümüzdeki dönemlerde benzer bir krizle karşılaşmamak için, ERP sisteminizin e-Defter konfigürasyonundan 'Maksimum Defter Dosya Boyutu' sınırını 50 MB veya 80 MB olarak belirleyiniz. Böylece sistem, defteri İLK ÜRETİM AŞAMASINDA otomatik olarak parçalara bölecek (Örn: 2024-05-Y-000001, 2024-05-Y-000002) ve her bir parça için ayrı ayrı berat üretilip GİB'e onaylatılacaktır. Bu sayede ikincil kopya saklama kurallarına da sorunsuz ve tam uyum sağlanmış olacaktır.