Kafe işletmemiz e-adisyon kullanıyor, ancak elektrik kesintisinde manuel adisyon açtık, elektrik gelince bunları e-adisyon sistemine nasıl işleyeceğiz?

Hizmet ve yeme-içme sektöründe faaliyet gösteren işletmeler için e-Adisyon uygulaması, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve bu tebliğe ek olarak yayımlanan e-Adisyon Uygulama Kılavuzu hükümleri çerçevesinde çok sıkı kurallara bağlanmıştır. Genel kural olarak e-Adisyon; masada hizmet verilmeye başlandığı anda, en geç sipariş masaya getirildiği sırada elektronik ortamda tanzim edilmeli ve evrensel tekil tanımlama numarası (ETTN) almalıdır.

Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı, elektrik kesintisi, internet altyapı arızaları, sunucu çökmesi veya doğal afet gibi operasyonel engelleri öngörmüş ve mevzuatta 'Teknik İmkânsızlık ve Mücbir Sebep Halleri' başlığı altında istisnai kurallar belirlemiştir. Bu doğrultuda elektrik kesintisi anında kağıt adisyon koçanlarını devreye almanız tam anlamıyla mevzuatın emrettiği doğru ve hukuki bir uygulamadır.

Elektrik ve internet bağlantısı yeniden sağlandığında, kesinti süresince düzenlenen matbu (kağıt) adisyonların e-Adisyon sistemine aktarılması ve yasal süreç şu kurallara göre yürütülmelidir:

• 1. Yasal Sisteme Aktarma Süresi: 509 Sıra No.lu Tebliğ uyarınca; teknik imkânsızlık hali sona erdiği (yani elektrik ve internet geldiği) andan itibaren, kağıt ortamında düzenlenmiş olan adisyonların en geç 24 saat içinde (veya en geç izleyen günün sonuna kadar) e-Adisyon sistemine işlenerek GİB sistemine iletilmesi ZORUNDADIR. Bu süre aşıldığı takdirde sistem aktarımı geriye dönük kabul etmeyebilir veya Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesi kapsamında özel usulsüzlük cezası tatbik edilebilir.
• 2. e-Adisyon Belgesine Eklenmesi Zorunlu Bilgiler: Kesinti sonrası restoran otomasyon programınız veya özel entegratör paneli üzerinden açacağınız e-Adisyon kayıtlarında şu üç kritik bilginin bulunması kanunen şarttır:
  • Belgenin açıklama/not alanına: 'Elektrik/altyapı kesintisi nedeniyle düzenlenen matbu kağıt adisyona istinaden tanzim edilmiştir.' ibaresinin yazılması.
  • Kullanılan matbu kağıt adisyonun Seri ve Sıra Numarasının (Örn: Matbu Seri: A, Sıra No: 04512) ilgili alana eksiksiz girilmesi.
  • Adisyonun masaya fiilen açıldığı gerçek sipariş tarih ve saatinin belgeye yansıtılması.
• 3. Ödeme ve Fatura/ÖKC Eşleştirmesi: Masada tahsilatı mobil POS ile yapmış veya nakit almış olabilirsiniz. e-Adisyon sisteme girildikten sonra düzenlenen Yeni Nesil ÖKC Fişi (veya e-Arşiv Fatura) bilgisi ile e-Adisyon ETTN numarası sistem üzerinde birbirine bağlanmalı ve adisyon 'Kapandı' durumuna getirilmelidir.
• 4. Tutanak ve Tevsik Edici Belgelerin Saklanması: Olası bir vergi incelemesinde veya denetim elemanlarının geriye dönük kayıt sorgulamalarında cezai durumla karşılaşmamak için; bölgesel elektrik dağıtım şirketinin arıza bildirim mesajı/raporu, işletme içi düzenlenen 'Elektrik Kesintisi ve Sistem Arıza Tutanağı' ve kullanılan matbu adisyonların dipkoçanları 5 yıl boyunca yasal muhafaza süresi dahilinde arşivlenmelidir.

Bu adımları eksiksiz yerine getirdiğiniz takdirde, elektrik kesintisi nedeniyle kağıt adisyon kullanmış olmanız işletmeniz aleyhine hiçbir usulsüzlük veya vergi ziyaı cezası doğurmayacak, yasal e-Adisyon yönetmeliklerine %100 uyum sağlanmış olacaktır.