Mal yoldayken e-irsaliye sisteminde alıcı irsaliyeyi reddetti, ancak mallar çoktan depoya indirildi, bu durumda iade irsaliyesi mi kesilmeli?

Bu operasyonel kriz, e-İrsaliye uygulamasında alıcı ile satıcı arasındaki lojistik ve idari iletişim kopukluğundan kaynaklanan en hassas hukuki ve vergisel durumlardan biridir. Sorunun doğru çözümü için Vergi Usul Kanunu'nun temel ilkeleri ile 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde düzenlenen e-İrsaliye fiili sevk kuralları birlikte değerlendirilmelidir.

Öncelikle sorunuzdaki en kritik yanılgıyı düzeltelim: Alıcı firmanın bu aşamada işletmenize bir 'İade e-İrsaliyesi' kesmesi KESİNLİKLE YANLIŞTIR ve HUKUKEN İMKÂNSIZDIR. Nedenlerine gelince:

• Reddedilen İrsaliyenin Hükmü: Alıcı firma sistem üzerinden 'RED' yanıtı verdiği anda, Gelir İdaresi Başkanlığı kayıtlarında ilk sevk irsaliyesi tamamen hükümsüz (geçersiz) hale gelmiştir. Reddedilen bir irsaliyenin sistem üzerinden tekrar canlandırılması, kabul durumuna getirilmesi veya bu belgeye istinaden doğrudan fatura tanzim edilmesi mevzuat açısından olanaksızdır.
• Alıcının Yasal Stok Kaydı: Alıcı firma irsaliyeyi reddettiği için mallar alıcının yasal muhasebe defterlerine ve resmi stok kayıtlarına hiç girmemiştir. Yasal stoğuna resmi olarak girmemiş bir mal için alıcının iade irsaliyesi düzenlemesi, fiiliyatta var olmayan bir stoğun çıkışı anlamına gelir. Bu durum Vergi Usul Kanunu'nun 359. maddesi kapsamında 'muhteviyatı itibarıyla yanıltıcı belge' (naylon işlem) riski doğurur ve vergi incelemelerinde her iki taraf için ağır cezai sorumluluk yaratır.

Mallar fiilen alıcının deposunda olduğuna ve taraflar malın tesliminde mutabık kaldığına göre, izlenmesi gereken mevzuata tam uyumlu çözüm adımları şunlardır:

1. 1. Adım - Ortak Sevk ve Teslim Tespit Tutanağı Düzenlenmesi: Satıcı ve alıcı firmaların yetkilileri ile taşıyıcı şoför arasında ıslak imzalı bir 'Teslim ve Fiili Durum Tespit Tutanağı' tanzim edilmelidir. Bu tutanakta; ilk düzenlenen e-İrsaliyenin 16 haneli numarası ve 24 haneli ETTN kodu, nakliye aracının plakası, 500 koli malın cinsi ve miktarı, alıcı satın alma biriminin irsaliyeyi sehven yoldayken reddettiği ancak malların belirtilen tarih ve saatte depoya eksiksiz indirildiği açıkça kayıt altına alınmalıdır.
2. 2. Adım - Satıcı Tarafından Yeni Bir e-İrsaliye Tanzim Edilmesi: İlk irsaliye iptal hükmünde olduğundan, satıcı firma ERP sistemi üzerinden alıcı adına sıfırdan yeni bir sevk e-İrsaliyesi düzenlemelidir. Yeni e-İrsaliyenin fiili sevk tarihi alanına malların depoya fiilen indirildiği tarih/saat yazılmalı ve açıklama (Not) kısmına harfiyen şu şerh düşülmelidir: 'Bu e-İrsaliye, sehven reddedilen ... tarihli ve ... ETTN numaralı irsaliye muhteviyatı malların fiilen teslimine ve tanzim edilen ... tarihli karşılıklı tespit tutanağına istinaden yasal kayıtların intibakı amacıyla düzenlenmiştir.'
3. 3. Adım - Alıcının Yeni İrsaliyeyi Sistemden Kabul Etmesi: Yeni e-İrsaliye alıcının posta kutusuna düştüğünde, alıcı firma sistem üzerinden bu kez 'KABUL' uygulama yanıtı vermelidir. Böylece mallar alıcının resmi stoklarına yasal olarak giriş yapacaktır.
4. 4. Adım - 7 Gün İçinde Faturanın Düzenlenmesi: VUK'un 231/5. maddesi gereğince, fiili teslim tarihinden itibaren 7 günlük yasal süre aşılmadan satış faturası (yeni e-İrsaliyenin ETTN ve belge numarasına atıfta bulunarak) kesilmeli ve işlem muhasebeleştirilmelidir.

Şayet alıcı firma malları kesinlikle almak istemiyorsa; bu durumda depo teslim fişi iptal edilmeli, tanzim edilecek bir iade/red tutanağı ile birlikte alıcıdan teslim alınacak malların fabrikaya geri dönüşü için ya alıcı tarafından nakil amaçlı sevk irsaliyesi düzenlenmeli ya da satıcının taşıma irsaliyesi eşliğinde mallar geri çekilmelidir.