Onaylanmış e-Defter Beratında Eksik Banka Ekstresi Fark Edilirse Ne Yapılmalı?
3 Cevap Nasıl Uygulanır?
E-Defter süreçlerinde berat yükleme sonrası fark edilen hatalar, meslek mensupları ve KOBİ'ler için oldukça stresli durumlar yaratabilmektedir.
Öncelikle, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği hükümlerine göre yasal süresi içerisinde yüklenen beratların iptali ve yeniden yüklenmesi işlemleri için belirli prosedürler bulunmaktadır.
Yasal yükleme süresi dolmamış bir e-Defter (örneğin takip eden üçüncü ayın sonuna kadar olan süre henüz geçmemişse), GİB e-Defter uygulaması üzerinden rahatlıkla iptal edilebilir, eksik banka ekstresi muhasebe kayıtlarına (ERP sisteminize) işlenebilir ve defter yeniden oluşturulup yeni beratlar yüklenebilir. Yasal süre içindeki bu iptal ve yeniden yükleme işlemleri otomatik olarak bir vergi incelemesi tetiklemez. GİB, mükelleflere yasal süre bitimine kadar düzeltme hakkı tanımıştır.
Ancak, yasal yükleme süresi geçmiş bir aya ait defterde eksiklik fark ettiyseniz durum farklıdır. Süresi geçmiş defterlerin iptali ancak 'Mücbir Sebep' hallerinde veya mahkeme kararıyla başvurulan 'Zayi Belgesi' ile GİB'den özel izin alınarak yapılabilir. Basit bir banka ekstresi unutulması mücbir sebep sayılmayacağı için yasal süresi geçmiş beratı iptal edemezsiniz. Bu durumda, Vergi Usul Kanunu (VUK) m. 217 kapsamında kayıtların zamanında tutulmaması riskleri doğar. Unutulan banka ekstresindeki işlemler ilgili aya işlenemediği için, bu kayıtların takip eden cari açık aylara veya yıl sonu kapanış kayıtlarına 'geçmiş dönem hatası düzeltme' mantığıyla, tevsik edici belgeler referans gösterilerek işlenmesi gerekecektir.
Özellikle ikincil kopya saklama kuralları çerçevesinde GİB sistemlerine gönderilen defterlerin birebir aynı kopyalarının 10 yıl boyunca kendi sistemlerinizde ve GİB Bilgi İşlem Merkezinde saklanması zorunludur. Dolayısıyla onaylanmış defterin XML dosyasına sonradan müdahale etmek, beratın hash değerini bozacağından hukuki olarak suç teşkil eder. E-irsaliye fiili sevk kuralları veya e-adisyon yönetmelikleri gibi diğer e-belge süreçlerinde olduğu gibi e-defterde de zaman damgası ve veri bütünlüğü esastır. Bu nedenle, banka hareketlerini işlerken otomatik entegrasyon çözümleri kullanmanızı tavsiye ederim. Muhasebe departmanında yapılacak düzenli mutabakatlar bu tarz geriye dönük veri giriş hatalarının önüne geçecektir.
KOBİ'lerin e-Defter uygulamasına geçişinde dikkat etmesi gereken en hayati husus berat yükleme takvimi ve ikincil kopya saklama zorunluluğudur.
- Aylık yükleme tercihinde bulunan firmalar ilgili ayı takip eden 3. ayın sonuna kadar (tüzel kişilerde 14'ü) berat dosyalarını GİB'e iletmek zorundadır.
- Sadece berat yüklemek yeterli değildir; defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının da GİB e-Defter Saklama Programı üzerinden sisteme aktarılması zorunludur.
- Zaman damgası kullanımı, son günlerde yaşanabilecek GİB sunucu veya internet yoğunluklarında mükellefi usulsüzlük cezalarından koruyan en temel güvencedir.
e-Defterlerinizi yerel bilgisayarların yanı sıra mutlaka bulut tabanlı şifreli yedekleme alanlarında 10 yıl boyunca saklayın.
e-Defter beratı GİB'e yüklendikten sonra geçmiş döneme ait defter içeriği yasal olarak kesinlikle değiştirilemez ve araya fiş eklenemez. Atlanan banka ekstresi kayıtları, durumun fark edildiği cari ayın ilk gününe 'Geçmiş Dönem Banka Düzeltme Kaydı' açıklamasıyla kaydedilmeli ve ekstre fotokopisi yevmiye fişine eklenmelidir.