Şantiyeye Kesilen e-İrsaliye İnternetsiz Ortamda Nasıl Onaylanır?

Şantiye gibi saha ortamlarında karşılaşılan bu durum, e-İrsaliye süreçlerinde en sık sorulan operasyonel zorluklardan biridir. GİB mevzuatı ve e-irsaliye fiili sevk kuralları uyarınca, malın sevkiyatı sırasında elektronik irsaliyenin bir karekodlu (QR kodlu) kağıt çıktısının veya elektronik bir kopyasının şoförün veya taşıyanın yanında bulunması zorunludur.

Alıcının sistemi üzerinden (e-İrsaliye yanıtı ile) elektronik ortamda kabul veya ret yanıtı vermesi, yasal olarak zorunlu bir işlem değildir; yani 7 günlük yasal süre içerisinde herhangi bir e-İrsaliye yanıtı dönülmezse, GİB sistemlerinde belge otomatik olarak kabul edilmiş (tamamı teslim alınmış) sayılır. Şantiyede internet erişimi veya bilgisayar altyapısı yoksa, fiili teslimat aşamasında malı teslim alan formen veya şantiye şefi, e-irsaliyenin şofördeki kağıt çıktısı üzerine ıslak imza atarak teslimatı fiziksel olarak tutanak altına alabilir.

• Teslim alınan miktarlar yazılmalıdır.
• Varsa fire/eksik malzemeler tükenmez kalemle belirtilmelidir.

Bu ıslak imzalı belge, firmanızın lojistik veya muhasebe departmanına ulaştığında, ERP sisteminiz üzerinden ilgili notlar sisteme işlenebilir. Ancak sistem üzerinden elektronik 'Kabul' yanıtı dönme zorunluluğu alıcı taraf için şart koşulmadığından, internet olmayan bir ortamda anlık sistem onayı gerekmez.

Bunun yanı sıra, muhasebe kayıtları ve 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği doğrultusunda stok çıkışlarınızın ve maliyetlendirmelerinizin doğru yapılması önem arz eder. Teslimatta eksiklik varsa, faturanın bu ıslak imzalı tutanağa göre fiili teslim miktarı üzerinden düzenlenmesi gerekmektedir. İkincil kopya saklama kuralları gereğince asıl elektronik e-İrsaliye verisinin entegratörünüzde güvenle barındırıldığından emin olurken, fiziksel kanıt niteliği taşıyan bu kağıt belgeleri de şirket içi prosedürlerinize göre güvence altına almalısınız. E-adisyon yönetmelikleri veya e-Fatura gibi diğer e-Dönüşüm ürünlerinde olduğu gibi, e-İrsaliyede de işin özünde fiziki ve dijital izlenebilirliğin eşzamanlı olarak sağlanması hedeflenir. Saha personelinize e-belge süreçleri hakkında vereceğiniz kısa bir eğitim, bu tür kağıt tabanlı operasyonların da standartlara uygun yürütülmesini kolaylaştıracaktır.