Zirve yazılımda e-defter oluştururken 'Muhasebe fiş no sıra takibi hatalı' diyor ama fiş numaraları düzgün, bu sorunu nasıl aşabilirim?

Zirve yazılımında e-defter oluştururken karşılaşılan 'Muhasebe fiş no sıra takibi hatalı' veya şema doğrulama aşamasında ortaya çıkan fiş numarası tutarsızlıkları, ERP kullanıcılarının ve mali müşavirlerin en sık yaşadığı teknik sorunlardan biridir. Fiş listesinde numaraların göze düzgün görünmesi, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) katı Schematron kurallarını sağladığı anlamına gelmez.

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ve bu tebliğ kapsamında yayımlanan Elektronik Defter Uygulama ve Teknik Kılavuzları uyarınca; yevmiye defterine aktarılan muhasebe fişleri ve yevmiye madde numaraları kronolojik tarih sırasına göre kesintisiz, atlamasız, mükerrerlik içermeyen ve müteselsil bir yapıda olmak zorundadır. Fiş tarihi sonraki bir tarihe ait olan bir muhasebe fişinin numarası, kendisinden önceki bir tarihe ait fiş numarasından küçük olamaz. Yani tarih sırası ile fiş/yevmiye numarası sırası birbiriyle %100 doğrusal bir uyum sergilemelidir.

Zirve programında fiş listesi düzgün görünse dahi bu hatanın tetiklenmesinin altında genellikle şu teknik nedenler yatar:

• Tarih-Fiş No Kronoloji Uyuşmazlığı: Örneğin 12 Nisan tarihli fiş 105 numara iken, araya sonradan girilen 11 Nisan tarihli bir fiş 106 numara olarak kaydedilmiş olabilir. Kullanıcı fiş listesinde numaraya göre sıraladığında numaralar ardışık görünür ancak tarihe göre sıralandığında kronoloji bozulmuş olur. GİB e-defter şeması ise öncelikle işlem tarihini esas alır.
• Farklı Fiş Tipleri Arasındaki Bağımsız Numaralama: Zirve'de Kasa, Mahsup, Tahsil ve Tediye fişleri için ayrı numaralandırma şablonları kullanılıyorsa, defter üretimi esnasında tüm fiş tipleri tek bir genel fiş havuzunda birleştirilir. Eğer bu fişler tek seri olarak birleştirilmeden defter XML'ine yazılmaya çalışılırsa aynı tarihte çakışan veya atlayan numaralar ortaya çıkar.
• Silinmiş Fişlerden Kalan Boşluklar (Numara Atlaması): Ay içerisinde iptal edilen veya silinen fişler arkasında numara boşluğu (gap) bırakmış olabilir (örneğin 48'den doğrudan 50'ye geçiş).
• Otomatik Kur Farkı veya Yansıtma Fişleri: Sistemin arka planda otomatik ürettiği fişlerin fiş numarası alanının boş ('0' veya NULL) kalması.

Bu sorunu kalıcı olarak çözmek ve GİB uyumlu hatasız e-defter üretmek için Zirve programında aşağıdaki adımları sırasıyla uygulayınız:

• 1. Adım - Fiş Sıralama ve Numaralandırma: Zirve ana menüsünden Genel Muhasebe > Fiş İşlemleri > Fiş Sıralama ve Numaralandırma modülünü açınız. İlgili ayın başlangıç ve bitiş tarihlerini (Örn: 01.04.2024 - 30.04.2024) seçiniz. Ekranda yer alan 'Tarihe Göre Sırala ve Numaralandır' seçeneğini aktif hale getiriniz. Başlangıç fiş numarasını '1' (veya önceki aydan devam ediyorsa ilgili numara) olarak belirleyip işlemi çalıştırınız. Bu işlem tüm fiş tiplerini tarih sırasına dizerek tek bir müteselsil seri halinde yeniden numaralandıracaktır.
• 2. Adım - Yevmiye Madde Numarası Verme: 1 Sıra No.lu Tebliğ gereği yevmiye madde numarası bir önceki aydan devreden son numaranın 1 fazlasından başlamalıdır. Genel Muhasebe > Yevmiye Madde No Ver ekranına girerek önceki ayın son madde numarasını kontrol ediniz ve ilgili ay için madde numaralarını kronolojik olarak yeniden ürettiriniz.
• 3. Adım - Boş Fiş Kontrolü ve Veritabanı İndeksleme: Fiş listesi ekranında fiş numarası boş olan veya tutarı '0' olan artık kayıt bulunup bulunmadığını filtreleyiniz. Ardından Zirve Servis İşlemleri > Dosya Kontrolü ve İndeksleme menüsünden muhasebe tablolarını onarınız.
• 4. Adım - e-Defter Modülünde Yeniden XML Oluşturma: e-Defter hazırlık ekranına dönüp mevcut hatalı taslak XML'leri siliniz ve 'Defter Oluştur' butonuna basarak Yevmiye ve Kebir defterlerini yeniden oluşturunuz. Şema ve Schematron kontrollerinin yeşil onay aldığını göreceksiniz.

Bu adımlarla tarih ve numara kronolojisini eksiksiz eşleştirerek beratlarınızı yasal süresi içinde güvenle imzalayıp GİB portalına yükleyebilirsiniz.