E-irsaliye red yanıtı geldi ama araç yola çıkmıştı, yoldaki araç için GİB portalden yeni bir e-irsaliye düzenleyip şoföre PDF mi atmalıyım?
3 Cevap Nasıl Uygulanır?
E-İrsaliye uygulaması ve VUK 509 Sıra No'lu Genel Tebliği uyarınca, e-İrsaliye belgesine verilecek 'Ret' yanıtı sadece fiili sevk başlamadan önce geçerli kabul edilir.
Mal yola çıktıktan sonra sistem üzerinden verilen ret yanıtları hukuken ve fiilen geçersiz olsa da, saha denetimlerinde ciddi riskler doğurmaktadır.
Yol denetimlerinde maliye ekipleri veya emniyet güçleri karekod/barkod sorgusu yaptığında, sistemde belgenin 'Reddedildi' statüsünde görünmesi, taşınan malın belgesiz veya kaçak muamelesi görmesine ve VUK 353. madde kapsamında özel usulsüzlük cezası kesilmesine sebep olabilir. Bu kritik durumda izlenmesi gereken yasal ve teknik yol şudur:
- Alıcı ile Derhal İletişim: Alıcının ret verme gerekçesi öğrenilmelidir. Eğer sehven verilmişse veya teslimat başka bir şubeye/adrese yönlendirilecekse durum tutanak altına alınmalıdır.
- Yeni E-İrsaliye Düzenlenmesi: Araç yolda seyrine devam ettiği için, derhal yeni bir e-İrsaliye düzenlenmelidir. Yeni irsaliyenin düzenleme tarihi ve fiili sevk saati o anki güncel zaman olarak girilmelidir.
- Açıklama ve Referans Alanı: Yeni e-irsaliyenin açıklama bölümüne 'Sehven reddedilen ... nolu e-irsaliye yerine yoldaki sevkiyat için düzenlenmiştir' ibaresi yazılmalı ve önceki e-irsaliyenin 32 haneli ETTN (UUID) numarası referans verilmelidir.
- Dijital İbraz: Oluşturulan yeni e-irsaliyenin karekodlu PDF formatı şoföre mobil ortamda (WhatsApp, e-posta vb.) ulaştırılmalıdır. GİB mevzuatına göre denetim esnasında e-belgenin akıllı cihaz üzerinden dijital olarak ibraz edilmesi kağıt çıktı kadar yasal ve geçerlidir.
- Muhasebe ve Stok Düzeltmesi: Reddedilen ilk irsaliyenin ERP/muhasebe sistemindeki mükerrer stok çıkış kaydı ters kayıtla düzeltilmelidir.
Yol denetiminde karekod okutulduğunda sistem 'Reddedildi' uyarısı vereceği için ceza kesilme olasılığı çok yüksektir. Şoföre yeni düzenlenen e-irsaliyenin PDF'ini göndermeniz denetimi kurtarır; fakat yeni irsaliyeyi keserken sevk saatini geçmişe dönük değil tam kestiğiniz dakika olarak yazın ve açıklama kısmına eski irsaliye numarasını mutlaka ekleyin. Ayrıca alıcıyla görüşerek araç adrese vardığında yeni irsaliyeye sistemden kabul vermelerini sağlamalısınız.
E-İrsaliye uygulaması lojistik ve sevkiyat yapan işletmeler için operasyonel hızı artırırken yol denetimlerinde katı kurallar barındırır.
- Fiili sevkiyat başlamadan önce e-İrsaliyenin düzenlenip GİB sistemine başarılı şekilde iletilmiş olması zorunludur; yola çıktıktan sonra irsaliye düzenlenemez.
- Araçta kağıt çıktı bulundurma zorunluluğu kalkmıştır; ancak denetim memurlarına gösterilmek üzere irsaliyenin karekodunun (QR) veya ETTN numarasının mobil cihazda hazır bulunması gerekir.
- Taşıyıcı ve şoför bilgilerinin (TCKN/Plaka) eksiksiz yazılması, sınır kapılarında ve yol kontrol noktalarında araçların durdurulmadan geçmesini sağlar.
Sistem arızası anında matbu sevk irsaliyesi düzenlenip üzerine 'e-İrsaliye sistem arızası nedeniyle düzenlenmiştir' şerhi düşülmelidir.